1 简介

1.1 功能介绍

除非是无期初余额及累计发生额，否则所有账套都要进行科目初始数据设置。科目初始数据的录入分两种情况进行处理：

1. 账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的期初余额；

2. 账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借\贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的期初余额。

根据以上情况，在科目初始数据录入中要输入本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项目的本年累计发生额及期初余额。

1.2 界面说明

1. 【科目初始数据】界面中，系统以不同的颜色来标识不同的数据：

   ① 白色区域：表示可以直接录入科目初始数据，它们是最明细级普通科目的账务数据；

   ② 黄色区域：表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；

   ③ 绿色区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入

   

2. 【科目初始数据】界面左上角的数字按钮【1】、【2】、【3】表示科目的级次。选择不同的数字，可以快速显示不同级次科目的初始数据，也可以点击工具栏【过滤】功能进行相关的设置。

3. 【科目初始数据】界面字段说明：

   数据项	说明
   期初余额	指在进行初始化当期的期初科目余额 √借方期初余额＝期初余额+本年累计贷方发生额－本年累计借方发生额 √贷方年初余额＝期初余额+本年累计借方发生额－本年累计贷方发生额
   本年累计借方	指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额
   本年累计贷方	指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额
   实际损益发生额	指损益类科目的实际发生额

2 主要操作

2.1 期初余额录入

1. 在【科目初始数据】界面中，【币别】窗口可选择不同的货币币种进行录入。选择非本位币的其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币，系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡。

1. 在科目初始数据的录入过程中，系统提供了自动识别的功能：

   ① 如果科目是数量金额核算，当光标移到该科目时，系统自动弹出【数量】栏供用户录入；

   ② 如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时，系统会自动弹出【实际损益发生额】供用户录入；  

   ③ 以上操作，也可以在工具栏的【过滤】功能中作出相应的选择。

2. 
   

1. 如果科目设置了核算项目，在【科目初始数据】界面，系统会在该科目的核算项目栏中标记【√】，单击【√】，系统自动调出到【核算项目初始余额录入】界面。在该界面，每录完一笔数据，系统会自动新增一行，也可以单击鼠标右键【插入】新的一行来录入数据。

2.2 实际损益发生额

1. 由于损益类科目处理的特殊点，系统无法取到在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额。因此，需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，便于系统对损益类科目的实际发生额进行处理，保证相关业务资料数据的准确。

2. 损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出利润表及其他有关损益类科目的报表时，系统所取数据可能会不正确。

2.3 试算平衡

1. 科目初始数据输入无误后，工具栏单击【平衡】或菜单栏选择【查看】→【试算平衡】，系统会弹出【试算借贷平衡】界面对数据进行试算平衡。 

1. 在【科目初始数据】界面，币别处选择某一币别时，工具栏单击【平衡】或菜单栏选择【查看】→【试算平衡】，【试算借贷平衡】界面显示的是该币别的试算平衡；当币别处选择为【综合本位币】，显示的试算平衡表是所有币别折合为综合本位币后的试算平衡，只要在综合本位币状态下试算平衡，系统就允许结束初始化，否则就不能结束初始化；

2. 系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的【期初余额（原币\本位币）借\贷方】、【本年累计（原币\本位币）借\贷方】各项数值；

3. 如果科目初始数据是平衡的，【试算借贷平衡】界面的左下角在“试算结果平衡”字段前显示绿色图标，且借、贷方的差额为零；如果账套数据不平衡，【试算借贷平衡】界面的左下角在“试算结果平衡”字段前方显示红色图标，并显示借、贷方的差额数据，提示您账务数据不正确，需要检查修改。用户可以在【试算借贷平衡】界面中仔细核对您的科目初始数据，以确保账套初始数据准确无误。

注意事项：

1. 初始数据录入工作可以和日常单据录入工作同时进行，只要在期末处理前关闭初始化即可。本业务系统提供了反初始化的功能，如果系统已经进行了期末处理，必须先反期末处理到账套启用期间后才能进行反初始化操作。但这类操作，只有系统管理员才有权限；

2.4 科目初始数据引入引出

菜单栏选择【系统】→【系统工具】→【科目初始数据引入引出】，系统调出【初始科目余额导入/导出向导】界面。

• 科目初始数据引出

1. 在【初始科目余额导入/导出向导】界面，选择【引出】，单击【下一步】，进入【科目初始数据标准模板引出】界面；

2. 在【科目初始数据标准模板引出】界面，选择币别、会计期间以及引出的科目范围，并指定引出的文件存储路径后，单击【引出】执行科目初始数据引出；                         

3. 
   

注意事项：

1. 如当前账套中存在多种币别，需要区别不同的币别分别进行引出；

2. 目前暂时只支持引出xls格式文件；

3. 经由此工具引出的数据格式不能随意更改，但可以在保障格式以及目标账套相关核算项目前提下进行用户化编辑。

• 科目初始数据引入

1. 在【初始科目余额导入/导出向导】界面，选择【引入】，单击【下一步】，进入【科目初始数据引入】界面；

2. 
   

3. 在【科目初始数据引入】界面，选择通过系统工具引出的科目初始数据模板Excel文件，选择导入模式，单击【下一步】；

4. 在出现下图界面后，单击【检查数据错误】即可检查被引入模板Excel文件的数据格式；通过数据错误检查后，单击【开始引入】即可执行科目初始数据引入，完成引入后，系统提供的详细的引入日志，也有助分析引入失败原因。

5. 
   

注意事项：

1. 账套需先登录设置系统参数，并且是未结束初始化的状态；

2. 目前暂时只支持引入xls格式文件；

3. 引入支持覆盖和追加两种模式，追加模式不可覆盖非零科目初始数据；覆盖模式下，所有已经录入的初始化数据将会被删除。