1 简介
1.1 功能介绍
凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。在凭证录入功能中，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。
1.2 应用场景
日常业务发生后，财务人员需要将数据录入到系统中。凭证是总账业务的核心单据，所有的账表数据均来自凭证。
1.3 系统路径
【财务会计】→【总账】→【凭证处理】→【凭证录入】
1.4 字段/按钮说明
凭证字段说明：
|
字段 |
说明 |
|
币别 |
一般情况下币别栏默认为不显示状态。如果系统参数您选择了<凭证分账制>，在凭证录入的时候， 币别栏显示在凭证日期的上方，您必须选择相关币别，如“银行存款---中行”核算的是港币，凭证的币别就应该选择<港币>。 |
|
凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。 |
|
|
此下拉列表显示所有在基础资料中设置的凭证字。用户可从下拉列表中选择用户需要的凭证字。 |
|
|
由系统自动生成。 |
|
|
附件数 |
直接录入凭证后以附件的形式备份原始单据的数量。 |
|
对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取。系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏， 按[F7]，可以选择已录入摘要库中的摘要，单击【确定】后，摘要会自动添入当前的凭证中。摘要库进行增加、修改、删除操作。 如果录入的是结转成本、损益类的凭证，且在多栏账查询中需要不参与多栏账汇总，那么在摘要属性中选中“不参与多栏账汇总”的属性。这样此条摘要下的凭证数据将不会参与多栏账汇总。 注意：如果某摘要曾经设置了“不参与多栏账汇总”的属性，那么包含其摘要的凭证分录就已经被保存为不参与多栏账汇总，不会因为将摘要的这个属性取消而取消掉这条分录数据的属性。只可以删除掉此条分录后，重新录入数据才可以按修改好的属性进行数据保存。 |
|
|
录入会计科目代码。可以直接录入，在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，并且随着输入的代码自动检索并处于选中状态，如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误，如果在“科目设置”中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统会根据助记码查到您需要的科目，也可以将光标定位于会计科目栏时，按[F7]键（或双击鼠标左键），即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目，单击【确定】，即可获取科目代码。 |
|
|
金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。 |
|
|
币别、汇率、原币金额 |
当会计科目有外币核算时，点击“外币”键转换到外币凭证格式。币别可以按F7查询，汇率在选择了币别后自动提供。原币金额是指外币的金额，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额。 |
|
单位、单价和数量 |
当会计科目要进行数量金额核算时，系统会自动弹出数量格式让用户录入。单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动出现，用户只要录入单价和金额即可。系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。 |
|
往来业务 |
对选择了核算往来业务的会计科目，要录入往来业务的编码。可直接手工输入或按[F7]调出往来信息供选择。 |
|
结算方式、结算号 |
银行存款的结算方式和结算单据的号码，用户可以录入也可以不录入。 |
|
经办 |
可以直接将经办人的姓名写在凭证上。 |
|
|
|
凭证选项设置说明：
|
数据项 |
说 明 |
|
自动显示代码提示界面 |
系统自动在摘要、科目、核算项目录入时显示提示界面。 |
|
凭证录入缺省显示外币 |
缺省录入界面以外币凭证格式显示。 |
|
凭证保存后立即新增 |
凭证保存后自动跳入下一张凭证的录入界面而无需再单击【新增】按快捷键[F4]才能新增凭证。 |
|
新增分录自动平衡 |
系统自动在下一条分录的金额栏进行数据借贷平衡。 |
|
自动携带上条分录信息 |
在凭证录入的过程中，按向下[ˉ]或[Enter]键可以自动将上条分录的相关信息复制下来， 以提高凭证的录入速度。 |
|
新增凭证时取系统日期 |
当系统日期与账套期间不一致时，选择此项，在新增凭证时，凭证日期取系统日期，如：当系统日期为2003-03-06，而账套还在第二期，如果选择了此选项，则新增凭证的凭证日期显示为2003-03-06，如果没有选择此选项，则新增凭证的凭证日期显示为2003-02-28。需注意的是，当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为2003-03-06，账套期间也为2003年第三期，则不管选不选择该选项，新增凭证时都取系统日期为凭证日期。 |
|
允许录入单价、数量字段为零 |
当凭证录入的科目进行了数量金额辅助核算，选择此项时，该科目的分录允许数量和单价字段为；不选择该项时，则数量和单价则不能为0。 |
|
录入银行科目不自动弹出结算信息 |
选择此项，选择银行科目后，不会出现结算方式和计算号的录入窗口。当总账系统参数勾选了“银行科目必需输入结算方式和结算号”时，则强制取消选择此项，即强制出现录入结算信息窗口。 |
|
凭证录入检查 |
对分录的每一项数据及每一条分录的正确性进行合法性检查。 |
|
连续新增模式凭证 |
在“新增凭证界面，引入一张模式凭证，录入金额保存后，不论是否选择了该选项，新增凭证界面都仍然为该模式凭证界面。直到引入另外一张模式凭证后，新增凭证的界面则开始连续停留在另外一张模式凭证界面上。如果不想录入模式凭证了，则必须去掉“连续新增模式凭证”的参数选项。 |
|
单价不随金额计算 |
在单价、数量和金额已经存在时，改变金额（包括原币和本位币），单价将不随着金额的改变而改变。如果此时“单价*数量≠金额”，则在保存时给出提示：“单价*数量≠金额，是否继续？”，由用户自己决定是否需要手工调整。 |
|
结算方式和结算号重复报警 |
输入的银行科目的结算方式和结算号相同，系统在保存凭证时会给予警告提示。 |
|
保存检查附件数 |
选中此选项后“附件数”的默认值改为空，凭证保存时进行检查，如果为空则提示“附件数不能为空！”并不允许保存。 |
|
参考信息 |
凭证的一些辅助信息，可做为凭证查询的条件。 |
2 主要操作
在会计业务发生时应首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证。或者根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。为方便用户使用和财务管理的需要，系统提供了多种凭证数据的校核和控制功能，也会自动显示科目的最新余额及预算金额。
Ø 提供外币分账制的凭证录入；
Ø 会自动检验记账凭证借贷方是否平衡；
Ø 检验科目是否为最明细级；
Ø 检验本位币金额是否等于汇率乘原币；
Ø 检验金额是否等于数量乘单价。
【文件】→【保存到文件】
对于单张凭证存在大量分录的情况，如一张凭证含有2000条以上的会计分录，您很难作到一次完整录入， 此时， 菜单【文件】→【保存到文件】功能， 将所录入的凭证以文件的形式保存下来，下次录入的时候，直接使用【文件】→【从文件调入】功能，将保存到文件中的凭证调出来，稍作编辑，您就可以保存凭证了，这样可为您节省大量的时间。
【文件】→【保存模式凭证】
在“凭证录入”界面，当录入完一张凭证后，如该凭证内容会经常使用，我们可以选择【文件】→【保存为模式凭证】，将该凭证保存为模式凭证，如以后重复使用时，只要在“凭证录入”界面，选择【文件】→【调入模式凭证】，即可。
【编辑】→【出纳复核】
对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证， 每付完一笔款， 出纳人员都需要在凭证上面签字，此时，您可以选择【编辑】→【出纳复核】，系统会自动地将当前用户的姓名添在凭证的“出纳”栏上。
【编辑】→【插入分录】
如果在录入凭证的过程中需要插入一个分录，单击工具栏中的按钮或选择【编辑】→【插入分录】，即可插入一条分录。
【编辑】→【删除分录】
如果在录入凭证的过程中需要删除一条分录，单击工具栏中的按钮或【编辑】→【删除分录】，即可将选中的分录删除。
【编辑】→【新增凭证】
录入完一张凭证后，如果您还需要录入下一张凭证，单击按钮或选择【编辑】→【新增凭证】，系统将弹出“录入凭证”界面，您可以继续录入新的一张凭证。
【查看】→【附件管理】
凭证中提供的附件管理实现了将原始单据扫描进电脑以附件形式存储的功能。在“凭证录入”界面，编辑并保存完凭证后，选择【查看】→【附件管理】，调出如图“附件管理－编辑”界面：
上传附件：
在“附件管理-编辑”界面中，首先录入<附件说明>，然后将光标移到<附件文件名>栏中，单击该编辑栏右边出现的按钮，打开“选择附件文件”对话框，选择好附件文件后，单击【确定】即可。单击下一行，可继续添加附件。
删除附件：
在“附件管理”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【删除】，即可删除该附件。
下载附件：
在“附件管理-编辑”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【下载】，弹出“保存附件文件”对话框，选择好保存附件文件的路径后，单击【确定】即可。
打开附件：
在“附件管理”界面中，先选中某一附件前面的复选框，然后单击【打开】，即可打开该附件文件查看其内容。
常用功能键
1、 [F7]
按[F7]系统即可弹出基础资料查询界面查看所有的代码，如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。代码查询功能是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。
2、 [F8]
按[F8]即以下拉框形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等，并即时过滤显示。
3、 [F9]
按[F9]进行汉字模糊查询，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”， 再单击功能键F9， 系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。
数字和汉字模糊查询，不仅仅适用于会计科目， 对于凭证摘要、核算项目的录入、往来业务资料，同样有效。目前会计科目、凭证摘要和核算项目可以直接输入汉字后进行模糊查询，而不用再按F9进行模糊查询。
4、 [F10]
按[F10]可以选择需要录入核算项目或会计科目范围，用户一次选择多个核算项目或者多个会计科目后，系统便可自动生成凭证分录，用户只需再填入分录金额。