金蝶 KIS 云专业版采购管理流程说明

1. 采购申请

• 提出申请：企业内部各部门根据实际需求，如生产部门为满足生产计划需要原材料，行政部门为维持日常办公需要办公用品等，在金蝶 KIS 云专业版系统中填写采购申请单。申请单需详细注明所需采购物品的名称、规格型号、数量、预计单价、需求日期等信息。

• 审批流程：采购申请单提交后，会按照企业预设的审批流程进行流转。相关负责人可在系统中查看申请信息，并根据预算、实际需求等情况进行审批。审批通过后，采购申请单进入采购订货环节；若审批不通过，需退回申请部门重新修改或说明情况。

2. 采购订货

• 生成订单：采购部门根据审批通过的采购申请单，在系统中生成采购订单。采购订单会自动关联采购申请单的相关信息，并可进一步完善供应商信息、交货地点、交货日期、付款方式等条款。

• 订单审核与发送：采购订单生成后，同样需要经过内部审核。审核通过后，采购部门可将采购订单发送给供应商，告知其采购需求和相关要求。供应商确认订单无误后，按照订单要求进行备货和发货。

3. 收料检验

• 到货通知：当供应商发货后，采购部门会收到到货通知。此时，采购人员在系统中录入到货信息，关联相应的采购订单。

• 收料检验：仓库管理人员根据到货信息进行收料操作，同时质量检验人员对所收货物进行质量检验。在系统中填写收料检验单，记录检验结果，如合格数量、不合格数量、不合格原因等。对于不合格的货物，需与供应商协商处理方式，如退货、换货等。

4. 采购入库

• 办理入库：检验合格的货物办理入库手续，仓库管理人员在系统中录入采购入库单。采购入库单会自动关联采购订单和收料检验单，确认入库货物的名称、规格、数量等信息。系统会实时更新库存数据，增加相应货物的库存数量。

• 库存更新：采购入库操作完成后，系统会自动更新库存台账，反映库存的实际变动情况。企业可以通过系统随时查询库存数量、库存成本等信息，为生产、销售等业务提供数据支持。

5. 采购发票处理

• 发票录入：供应商开具采购发票后，采购人员在系统中录入采购发票信息。采购发票需关联相应的采购订单和采购入库单，确保发票信息与实际采购业务一致。

• 发票审核：录入的采购发票需要经过审核，审核人员会核对发票的真实性、合法性以及与采购业务的匹配性。审核通过后，采购发票进入采购结算环节。

6. 采购结算

• 费用分摊：在采购过程中，可能会产生一些运输费、装卸费等采购费用。在采购结算时，需要将这些费用分摊到采购成本中。系统可以根据预设的分摊规则，自动计算并分摊采购费用，确保采购成本的准确性。

• 结算处理：采购发票与采购入库单进行结算处理，系统会自动计算采购成本、应付款项等信息。结算完成后，生成相应的会计凭证，传递到财务模块，更新财务账目。财务人员可以根据系统生成的凭证进行账务处理，完成采购业务的财务核算。